Кадровый аудит

Если нескольким независимым специалистам задать вопрос – «Что такое кадровый аудит?», то однозначного ответа мы не получим. Кто-то считает, что это аудит кадрового документооборота, другие, – что это аудит человеческих ресурсов или оценка персонала по тем или иным компетенциям. Конечно, – это комплексное, обширное понятие, охватывающее все области управления персоналом. В данном обзоре остановимся именно на аудите кадровой документации, как одном из составляющих кадрового аудита.

Кадровый документооборот – это необходимая составляющая любого бизнеса. Даже если в компании работает один человек, все документы должны быть составлены в соответствии с законом. И если до 2015 года легкомысленные работодатели могли себе позволить небрежность в данном вопросе, т.к. штрафы были относительно небольшими, то со вступлением в силу с 1 января 2015 года поправок в КоАП РФ в отношении административной ответственности работодателей за нарушения трудового законодательства и требований охраны труда, штрафы увеличились многократно. Однако самым неприятным стала практика мультиштрафов, то есть штрафов за нарушение в отношении каждого работника.

Своевременный аудит кадрового документооборота не только позволит спокойно пройти проверку трудовой инспекции, но и оградит организацию от других опасностей, среди которых: приостановка деятельности компании, трудовые споры, злоупотребления со стороны работников, проверки иных контролирующих органов и т.п.

Аудит кадровой документации или чаще применяемое название – кадровый аудит – это услуга, направленная на защиту интересов бизнеса, и главной ее целью является минимизация рисков штрафных санкций. Кадровый аудит компании поможет:

• Выявить ошибки в документообороте.
• Исправить выявленные нарушения.
• Подготовиться к проверке трудовой инспекции, прокуратуры и других контролирующих органов.
• Минимизировать судебные конфликты с работниками.
• Оценить профессиональных уровень работника отдела кадров.
• Оптимизировать делопроизводство в отделе кадров.

Методика проведения кадрового аудита.

Одной из услуг, оказываемых Группой компаний ITI, являются услуги аудита кадровой документации.
В зависимости от задач, причин и целей кадрового аудита, методики его проведения могут быть различны. Принято выделять несколько видов аудита:

• Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
• Выборочный. Проверка по набору документов организации и (или) по определенному количеству сотрудников.
• Целевой. Проверка только той документации, которую необходимо проанализировать с учетом целей работодателя.

Выборочный или целевой аудит значительно сэкономят время и денежные средства крупного работодателя, а также позволят после проведенной проверки устранить аналогичные недостатки. Сплошной аудит кадровой документации актуален для компаний с небольшим количеством сотрудников, и позволяет выявить все допущенные нарушения и своевременно их устранить.

Кадровый аудит как услуга, включает в себя следующее содержание:

• Проверка локальных нормативных актов.
• Проверка документов по организации.
• Проверка документов на сотрудников компании.
• Проверка работы с персональными данными.
• Проверка документов по охране труда.
• Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
• Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
• Предоставление консультаций.

Кому поручить проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит предприятия можно провести:

• Своими силами, поручив проверку отделу кадров, юристам.
• С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.

Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является его стоимость. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.

Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов. Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах. Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны. По результатам кадрового аудита привлеченными специалистами составляется экспертное заключение о соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству и внутренним требованиям компании.

Логическим продолжением кадрового аудита будет являться восстановление кадровой документации.